Süreç Yönetimi

İç Kontrol Süreç Yönetimi ve İş Akışlarının Hazırlanması Danışmanlık Hizmeti

 

SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR?

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde Kamu idarelerinin İç Kontrol Sistemlerini kurumlarını ve yönetmeleri istenmektedir. İç Kontrol Sistemi ile birlikte kamu idarelerinde Süreç Yönetim Sisteminin kurulması istenmektedir.

Kamu idarelerinde Süreç Yönetim Sisteminin kurulması ile süreçler kontrol altına alınmakta,  performansları iyileştirilmekte, Stratejik Planın temellerini oluşturan gerçek hedeflerin ortaya çıkması sağlanmaktadır. 

Kamu kurumları unutmamalıdır ki iyi bir iç kontrol sistemi oluşturmak iyi bir süreç yönetimini oluşturmaktan geçer, sadece iş akışları çizmek süreç yönetim sistemini oluşturmak anlamana gelmez.

Bu yazımızda Süreç Yönetim Sistemi ile ilgili genel bilgiler verilecektir.

Süreç Yönetimi ve İş Akışları Yönetimi sadece kamu kurumlarını ilgilendirmez özel sektörde süreç yönetimi ile ilgili çalışmalar yapmak zorudadır, kurumsallaşmak isteyen bütün işyerlerini kapsamaktadır. 

Kurumsallaşmak isteyen, yaptığı işlerin ne olduğu, kimin , nasıl ve ne zaman yaptığını, hataların nerelerden kaynaklanamakta, neyi iyileştirisem karlılık artar, iş yükü dağılımı nasıl olmalı vb bir çok sorunun cevabını bilmeyen bir çok işyeri bulunmaktadır. Bu tür iş yerleri kamu olsun özel olsun iş yerinin bütün hücrelerine varana kadar filmini çekmeli ve ne nasıl nerede niçin ne zaman kim  gibi sorularına cevap bulması için mutlaka süreç yönetim danışmanlığı almalı ve süreçlerini belirlemelidir. 

SÜREÇ NEDİR ?

TS-EN-ISO 9001:2008 STANDARDINDA VERİLEN SÜREÇ TANIMI;

“GİRDİLERİ ÇIKTI HALİNE GETİREN BİRBİRLERİYLE ETKİLEŞİMLİ FAALİYETLER TAKIMI”

Genel anlamada süreç
Belirli bir hedef doğrultusunda, etkileşim halinde bulunduğu süreç ya da Faaliyetlerden aldığı girdileri pukö’ye uygun olarak işleyen, bu girdileri çıktılara dönüştüren ve ait oldukları sistemlere üst düzeyde katma değer sağlayan bütündür.

FAALİYET NEDİR?
BİR İŞİN ARDIŞIK UYUMLU HİYERARŞİK ANLAMDA YAPILANDIRILMIŞ HALİDİR.

FAALİYET= TANIMLAMA-BİÇİMLENDİRME ANLAMINA GELMEKTEDİR

SÜREÇ= AMACA YÖNELİK YAPILANDIRMA ANLAMINA GELMEKTEDİR

Süreç yaklaşımı ilkesinin uygulanması genellikle şu sonuçları doğurur

İstenen sonucu elde etmek için gerekli faaliyetleri sistemli bir şekilde belirtme
Ana faaliyetleri yönetmek için sorumluluk ve sorumlular için yetkilerin saptanması
Ana faaliyetlerin yeteneğinin ölçümü ve analizi
Kuruluşun tüm fonksiyonları içindeki ve bunların kendi aralarındaki ana faaliyetlerin tanımlanması
Kuruluşun ana faaliyetlerini iyileştirecek – kaynaklar, metotlar ve materyaller gibi – faktörlere odaklanmak, Tedarikçilerle, müşterilerle ve diğer ilgili taraflarla yapılan faaliyetlerin etkisi, sonucu ve riskinin değerlendirilmesi.

SÜREÇLERİN BELİRLENMESİ

Süreçleri belirlemek aşağıdaki faktörler için önemlidir.
SÜREÇTE YA DA SÜRECİN AİT OLDUĞU SİSTEMDE ULAŞILABİLECEK ÜST SEVİYEDEKİ FAYDA İÇİN,
SÜREÇLERİN SÜREKLİ KONTROL ALTINDA TUTULMASI, İZLENMESİ VE ÖLÇÜLMESİ GEREKİR.
SÜREÇLER DOĞRU BELİRLENMEZSE İSTENMEYEN SONUÇLARA YÜKSEK MALİYETLERE KATLANILABİLİR.

SÜREÇLERİN ORTAK ÖZELLİKLERİ 
DÖNÜŞTÜRME: Süreçler girdiyi daha değerli bir çıktıya dönüştürmelidir.
GERİ BESLEME: Süreç sonucunda ortaya çıkan verilerin tekrar süreci bilgi olarak beslemesi.
TEKRARLANABİLİRLİK: Bir süreçin defalarca aynı şekilde işleme özelliğidir.
ETKİLEŞİM: Bir süreçin işlediği sistemdeki diğer faaliyet ve/veya süreçlerle ilişki içerisinde olmasıdır.
Her süreçin bir ANA SORUMLUSU ve KAYNAKLARI bulunmalıdır.

Bütün kuruluşlarda süreçler mevcuttur ve ilk yaklaşım, en uygun yollarla onları tanımayı ve yönetmeyi sağlamak olmalıdır.
Süreçler
yazılı talimatlar,
kontrol listeleri,
görsel medya,
elektronik metotlar,
grafiksel canlandırmalar
akış şemaları
İle belgelenirler DOKÜMAN haline getirilebilirler

SÜREÇLERİN FAALİYETLERDEN AYIRT EDİLEBİLMESİ

Bir süreci belirlerken aşağıdaki kriterleri sağlaması gerekir.

1-Tanımlanabilen
2-Ölçülebilen
3-Yinelenebilen
4-Kontrol edilebilen
5-Katma değer oluşturan

SÜREÇLERİN TEMEL UNSURLARI İSE ŞUNLARDIR.

1-Tedarikçiler: Sürecin girdilerinin birini veya birkaçını temin eden kişi veya kuruluşlardır.
2-Girdiler: Sermaye, İşgücü, Zaman, Ekipman,vb.Süreç girdileridir.
3-Çıktılar: Girdilerin, süreç içinde hedef kitle ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde katma değer oluşturmasını sağlayan dönüşümün sonucudur.
4-Hedef kitle: Sürecin çıktılarını kullanan kurum içinden veya dışından gerçek veya tüzel kişiliklerdir.
5-Süreç performans ölçütleri: Hedef kitle ihtiyaç ve beklentilerini ne derece karşıladığını ölçmeye yarayan göstergelerdir.
6-Hedef Kitle ihtiyaç ve beklentileri: Hizmetler hakkında hedef kitle tarafından veya hedef kitle adına tanımlanmış özelliklerin tümüdür.
7-Süreç faaliyetleri: Girdinin çıktıya dönüşmesi için, süreç içinde yer alan tüm faaliyetlerdir.

EĞİTİM DANIŞMANLIK SÜREÇ YÖNETİM DANIŞMANLIK FAALİYETLERİ

KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ SÜREÇ YÖNETİMİ kapsamında olsun gerekse kurumsallaşmak isteyen özel sektör firmaları olsun bütün iş yerlerine SÜREÇ YÖNETİM DANIŞMANLIK hizmeti vermekteyiz.

Süreç yönetim danışmanlık faaliyetlerinde 

Süreçlerin neler olduğu belirlenmekte

Süreçlerin birbirine etkisi nedir ve hangi noktalarda etki etmektedir belirlenmekte

Faaliyetlerle Süreçler birbirinden ayrılması sağlanmakta

Katma değer yaratan kritik süreçler belirlenmekte

Her bir süreç analiz edilerek iş akışları çıkartılmakta

Her bir sürecin girdisi, çıktısı, süreç performans kriterleri, kaynaklar, tedarikçiler, müşterileri, ihtiyaçları, beklentileri, vb bütün parametreleri belirlenmekte

kurumun hedefleri ve hedeflerin ölçülmesindeki parametreleri belirlenmekte

Süreç haritaları oluşturulmakta 

istenirse hizmetlerimiz arasında olan Süreç Yönetim Sistemi Yazılım ortamına aktarılarak  Süreç Yönetimi İş Akışları Doküman ve Arşiv Yönetim Sİstemi yazılımı ile daha etkin ve verimli bir kullanım sağlanmaktadır.